9 dicas para otimizar o tempo em escritório jurídico

O dia a dia dos advogados tem se tornado cada vez mais corrido. Afinal, são muitas as atribuições que esse profissional possui e inúmeras as tarefas que ele precisa executar no seu cotidiano. De fato, é preciso otimizar o tempo em escritório.

Em um mercado cada vez mais competitivo, no qual os novos profissionais estão dispostos a “dar o sangue” para construir uma carreira bem-sucedida e os antigos não querem perder as posições conquistadas com muito esforço, essa organização é fundamental para o crescimento.

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Nesse contexto, elaboramos 9 dicas para otimizar o tempo em escritório. Ficou interessado, não é mesmo? Então, continue a leitura e confira!

1. Invista em tecnologia

No seu escritório de advocacia, é pertinente investir em tecnologia, na medida em que, desse modo, você se livrará de muitas atividades burocráticas que demandam bastante tempo quando feitas manualmente.

Para tanto, você pode contratar um software de gestão para organizar processos e documentos de clientes, controlar a carga horária dos seus colaboradores, manter organizado um fluxo de caixa e gestão financeira, entre diversas outras funções.

2. Reduza a quantidade de papel

Com a tecnologia atual, os escritórios de advocacia já podem migrar para um modelo de arquivo digital, mantendo apenas os papéis insubstituíveis, como títulos de créditos, certidões cartorárias e afins.

Nesse diapasão, existe a possibilidade de ganhar tempo, substituindo-se as pesquisas manuais pelos métodos automatizados de informática. Sem contar que, com a digitalização, as chances de perda de documentos e de retrabalho são significativamente reduzidas.

3. Organize os arquivos digitais

Além de trabalhar com documentos digitais, é importante que os arquivos sejam classificados e organizados em categorias nos computadores ou nos softwares de gestão de escritórios.

De fato, o ideal é manter uma pasta para os clientes, outra para jurisprudências, mais uma para livros e assim por diante. Igualmente, é recomendável o uso de uma solução de armazenamento na nuvem para garantir a segurança dos dados e permitir o acesso de qualquer dispositivo com internet.

4. Contrate correspondentes jurídicos

Se você possui muita demanda de trabalho, mas acredita que não vale a pena contratar mais profissionais para o seu escritório, optar pela contratação de correspondentes jurídicos pode ser uma boa alternativa.

O correspondente jurídico pode prestar diversos serviços terceirizados para escritórios de advocacia, como assessoria jurídica, acompanhamento de processos e julgamentos, realização de diligências, participação no cumprimento de mandados etc.

Vale lembrar que esse profissional não precisa atuar dentro do escritório. Na verdade, o mais comum é a pesquisa em plataformas digitais, que cadastram advogados formados e estudantes de Direito que ainda não tenham concluído o curso.

5. Desenvolva um workflow

Para otimizar o tempo em escritório, o advogado deve compreender quais são as tarefas do seu cotidiano e desenvolver sistemas para que elas sejam concluídas dentro do prazo.

Nesse sentido, criar um fluxo de trabalho ou workflow pode facilitar a organização das atividades e, assim, poupar horas de trabalho. Essa prática consiste em sequenciar tarefas, de modo que, ao final de todas, um certo objetivo seja concluído.

Por exemplo, para apresentar uma contestação, você pode criar uma ordem com os seguintes itens: pesquisa, esqueleto da peça, redação, revisão, assinatura e protocolização. Assim, cada pessoa sabe qual foi a etapa concluída e pode dar andamento se for o caso.

Vale ressaltar que, atualmente, existem softwares que auxiliam o controle desse workflow, como o Trello e o Microsoft Planner. Com isso, o modelo de trabalho pode se tornar ainda mais ágil.

6. Estabeleça uma pirâmide de prioridades

Outro segredo para otimizar o tempo em escritório com eficiência é a definição de prioridades, ou seja, saber o que realmente deve ser iniciado imediatamente. Isso porque muitas pessoas desperdiçam um tempo precioso com tarefas desnecessárias.

Para tanto, o primeiro passo é classificar as tarefas em 4 grupos:

  • urgentes e importantes — se não realizadas, haverá um prejuízo para o escritório, e o prazo para realização é curtíssimo;

  • importantes — sua não realização pode ser perniciosa, mas existe tempo disponível para agir;

  • urgentes — não geram problemas se descumpridas, mas se colocam à frente de questões mais relevantes.

No topo da pirâmide de prioridades, ficam as ações urgentes e importantes, seguidas pelos assuntos relevantes, mas com prazo. Já as demais tarefas precisam ser reavaliadas — o que é urgente e sem importância tende a ser um obstáculo para outras ações.

Da mesma maneira, é pertinente estabelecer graus de importância e urgência. Muitas vezes, o advogado precisa decidir entre duas ações e arcar com o menor prejuízo, por exemplo, quando surge a necessidade de adiar uma audiência.

7. Determine prazos para o cumprimento de tarefas

Também é relevante determinar prazos para que as tarefas sejam realizadas. Por esse motivo, recomenda-se que você faça um cronograma semanal de tudo aquilo que precisa ser executado no decorrer do período.

O planejamento semanal é interessante para que você evite a procrastinação e não deixe que nenhuma tarefa caia no esquecimento e precise ser feita dentro de um prazo muito curto, o que também compromete a sua qualidade.

8. Tenha colaboradores qualificados

Conforme visto, você pode terceirizar algumas atividades com correspondentes jurídicos. No entanto, também é possível que você tenha alguns colaboradores atuando dentro do seu escritório.

Nesse caso, optar por pessoas qualificadas e com conhecimento no campo jurídico pode ser uma boa ideia. Ao contratar uma secretária para organizar a sua agenda e atender ao telefone, por exemplo, você pode optar por uma estudante de Direito em início do curso. Dessa forma, a profissional também o auxiliará, aos poucos, em outras atividades.

9. Evite as distrações

Você costuma acessar suas redes sociais no ambiente de trabalho? Se faz isso com frequência, saiba que até mesmo aquela olhadinha básica no Facebook pode tomar um tempo que fará falta ao final do expediente.

Distrações como redes sociais ou uma conversa pessoal no WhatsApp podem tomar mais tempo do que se imagina, o qual poderia ser utilizado no seu trabalho e, consequentemente, aumentar sua lucratividade. Por isso, evitar essas dispersões é bastante relevante.

Seguindo essas dicas para otimizar o tempo em escritório, certamente você aproveitará sua rotina e, assim, gerenciará melhor o seu dia a dia como advogado. Logo, implemente nossas dicas rapidamente!

Para entender um pouco mais sobre os diversos softwares que auxiliam nessa organização, leia também este outro artigo com 7 formas de inovar pela web na prática jurídica e continue se aprimorando!

Este artigo foi escrito por Adlogados